Ombudsmannen utses av Europaparlamentet
Europeiska ombudsmannen utses av Europaparlamentet som också fastställer regler för verksamheten. Ombudsmannen ska utses efter varje ordinarie val till Europaparlamentet, det vill säga vart femte år. Ombudsmannen ska verka helt oberoende och får inte begära eller ta emot instruktioner av något organ. En ombudsman som inte längre uppfyller de krav som ställs för att utföra uppgifterna eller som gör sig skyldig till allvarlig försummelse kan avsättas av EU-domstolen på begäran av Europaparlamentet.
Nuvarande ombudsman är Nikiforos Diamandouros från Grekland. Han har varit ombudsman sedan 2003 och i januari 2010 blev han omvald för ytterligare en mandatperiod. Diamandourus efterträdde Jacob Söderman från Finland, som innehade posten i två perioder sedan ombudsmannen inrättades 1995.
Ombudsmannen utreder missförhållanden i EU:s institutioner
Europeiska ombudsmannens huvudsakliga uppgift är att utreda missförhållanden inom EU:s alla institutioner och organ, även de decentraliserade organ eller EU-myndigheter som inrättas i olika medlemsländer. Ombudsmannen kan dock inte utreda domar och avgöranden i EU-domstolen och tribunalen. Ombudsmannen har inte heller någon befogenhet att behandla klagomål som berör medlemsländernas nationella, regionala eller lokala myndigheter, även om klagomålet avser EU-lagstiftning.
Med missförhållanden avses dålig förvaltning eller brist på förvaltning, till exempel om en institution underlåter att göra något den skulle ha gjort, om den gör något på felaktigt sätt eller om den gör något som inte skulle ha gjorts. Det kan gälla administrativa oegentligheter, orättvis behandling, diskriminering, maktmissbruk, brist på eller vägran att delge information, eller onödig förhalning.
Alla medborgare i EU har rätt att klaga
Rätt att framföra klagomål har personer som är medborgare i ett EU-land eller som är bosatta i EU. Företag, föreningar och sammanslutningar som har sitt säte i ett EU-land har också rätt att klaga. Ombudsmannen får framför allt kännedom om missförhållanden genom de klagomål som kommer in, men kan också göra undersökningar på eget initiativ. Personer utanför EU som inte har rätt att klaga kan vända sig till ombudsmannen för att be denne att påbörja en egen undersökning.
Ombudsmannen försöker få parterna att göra upp i godo
Klagomål framförs skriftligen till ombudsmannen på något av EU:s officiella språk eller genom en ledamot av Europaparlamentet. Klaganden ska ange vem hon eller han är, vilken av EU:s institutioner eller organ klagomålet avser och vad klagomålet grundar sig på. Det går att framföra sitt klagomål via brev, e-post eller fax. Det finns även särskilda klagomålsformulär som kan laddas ner från Europeiska ombudsmannens webbplats.
Ombudsmannen överväger först om han eller hon har befogenhet att ta upp klagomålet. Om så är fallet inleder ombudsmannen en undersökning. Vissa ärenden avgörs redan i början av undersökningen genom att de läggs ned eller att någon av parterna ger efter. I andra fall försöker ombudsmannen nå en uppgörelse i godo mellan parterna. Om en institution anses ha begått något fel inhämtas ett yttrande över fallet från institutionen och ombudsmannen kan lägga fram rekommendationer till en lösning av ärendet. Institutionen måste då informera ombudsmannen inom tre månader om vilka åtgärder den tänker vidta.
Ombudsmannen kan föra ärendet vidare till Europaparlamentet
Om institutionen inte godtar de rekommendationer som lämnats av ombudsmannen kan ombudsmannen i sin tur skicka en rapport om ärendet till Europaparlamentet. Med rapporten som grund kan parlamentet vidta ytterligare åtgärder och eventuellt föra ärendet till EU-domstolen. Även om det finns en grund i ett klagomål för att stämma en institution kan ombudsmannen inte själv föra ett ärende vidare till domstol för klagandens räkning. Ombudsmannen informerar alltid den som framfört klagomålet om resultatet av sina undersökningar.
I stället för rekommendationer kan ombudsmannen avsluta ärendet med en kritisk anmärkning mot institutionen. En sådan anmärkning kan vara tillräcklig om det administrativa missförhållandet inte verkar få några allvarliga efterverkningar och om inga fortsatta åtgärder från ombudsmannens sida är nödvändiga.
De flesta giltiga klagomål löses i godo
Europeiska ombudsmannen lämnar vid slutet av varje år en rapport till Europaparlamentet som redovisar resultatet av ombudsmannens undersökningar. De flesta av klagomålen är ogiltiga därför att de berör frågor utanför ombudsmannens mandat. Av de giltiga riktas de flesta klagomål mot EU-kommissionen och i de flesta fall konstateras att inget missförhållande har skett. När ett missförhållande kan konstateras löses de flesta fall av den institution som klagomålet riktats mot utan vidare åtgärd.